Persondata i Dykkerklubben Dråben.

Den 25. maj 2018 trådte de nye standarder fra EU vedrørende databeskyttelse i kraft, også kendt som persondataforordning (GDPR).

 

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Dykkerklubben Dråben, Centrumpladsen 3 5700 Svendborg

CVR: 29998809  

Opdateret: 26-Juni-2018.

 

Dykkerklubben indsamler kun de person oplysninger der er nødvendige for at kunne:

  1. Komme i kontakt med medlemmerne
  2. Medlemsregistrering ved kommunen samt Dansk Sportsdykker Forbund (DSF) og Danmarks Idræts Forbund (DIF)
  3. Opfylde gældende retningslinjer i forbindelse med dykkeruddannelsen udstukket af DSF eller anden dykkeruddannelses organisation, samt de gældende retningslinjer udstukket af Søfartsstyrelsen i forbindelse med kurset: Speedbåds bevis
  4. Opfylde gældende lovgivning.

 

Dykkerklubben er data ansvarlig med den siddende bestyrelse som databeskyttelses ansvarlig.

Det er kun Bestyrelsen, Kasseren, udvalgsformænd samt klubbens instruktører der vil håndtere person oplysninger.

Medlemsregistrering forefindes på den af klubben til kasseren udeleverede bærbar computer. Computeren er beskyttet af password som kun kasseren og formanden kender. Computeren opbevares af kasseren.

 

Denne computer er som udgangspunk offline. Computeren bliver kun brugt online i det tidsrum, hvor kasseren foretager klubrelaterede aktivitet, der kræver, at computeren er online og er beskyttet af en firewall.

Den udleverede computer må kun bruges i kasserens virke i klubben og al medlemsregistrering og regnskab skal foretages på denne computer.

Al medlemsregistrering foregår manuelt.

 

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation (DSF og DIF) og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

 

Klubben opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt med mindre lederen/træneren fortsætter i klubben som almindelig medlem.

Klubben har ingen lønnede ledere eller træner.

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi som udgangspunkt straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

 

Bestyrelsen: Bestyrelsen vil kun håndtere person oplysninger i det omfang personlige sager måtte tilsige det.

 

Kasserer: Kasseren udfører medlemsregistreringen samt er ansvarlig for klubbens økonomi. I forbindelse med dette vil følgende person oplysninger blive indsamlet til brug i forbindelse med:

 

  1. Rundsendelse af dokumenter og opkrævninger til klubmedlemmer
  2. Medlems registrering ved kommunen og DSF og DIF 
  3. Udbetaling af udlæg og godtgørelser
  4. Tilmelding samt betaling af uddannelser, kurser og seminar for klubmedlemmer

 

Følgende person data vil blive indsamlet:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefon nummer(er)
  • E-mail adresse
  • Fødselsdato (dd:mm:yyyy)
  • Dato for indmeldelse/ændring af medlems type (FX junior til Senior)
  • DSF nummer
  • Medlems nummer i Dråben
  • Medlemstype i Dråben (Junior, Senior, Famille m.m.)
  • Bank registrerings nummer og konto nummer (kun hvis medlemmet skal have udbetalt for udlæg eller godtgørelser).

 

Klubbens Formand: Formanden søger om Børneattest for de af klubbens medlemmer der er leder/instruktør for juniorer under 15 år.

Jævnfør dansk lovgivning skal der kun søges om Børneattest første gang et af klub medlemmerne skal være leder/instruktør for juniorer under 15 år. Klubben har dog besluttet at ansøge om Børneattest en gang om året, for alle der i klubben er ledere/instruktører for juniorer under 15 år.

Ansøgningen om en Børneattest foregår i samarbejde med klubbens formand og den der søges Børneattest for. Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DSF, DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger

 

Formanden vil, efter modtagelse af svar fra politiet, verbalt informere Bestyrelsen samt personen der er ansøgt for, om der var anmærkninger på attesten (Anmærkning = må ikke have med børn under 15 år at gøre. Ingen anmærkning = Må gerne have med børn under 15 at gøre).

Børneattester bliver opbevaret af Dråbens formand så længe personen er medlem af klubben og er leder/instruktør for juniorer under 15 år.

 

Udvalgsformænd/Instruktører: Udvalgsformænd og/eller klubbens instruktører vil kun indsamle de for udvalgets/Instruktørens virke nødvendige person oplysninger.

Den enkelte udvalgsformand/Instruktør vil kun indsamle person data for at tilmelde klubmedlemmer til turneringer, konkurrencer eller forskellige dykker relaterede kurser eller uddannelser.

Følgende person oplysninger vil kunne blive indsamlet af udvalgsformændene/Instruktørerne:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefon nummer(er)
  • E-mail adresse
  • Fødselsdato (dd:mm:yyyy)
  • DSF nummer
  • CPR nr. (CPR no. indsamles kun ved kurset; Speedbåds bevis. Dette da det kræves af Søfartsstyrelsen).
  • Udfyldt DSF dykker lægeerklæring (Lægeerklæringen overdrages til instruktøren for bekræftelse af den fysiske egnethed til dykning). Lægeerklæringen vil være i instruktørens varetægt så længe dykkeruddannelsen pågår. Efter endt dykker kursus (uanset om kursisten er bestået eller ej) vil lægeerklæringen blive overdraget til kursisten.  

 

Alle person data indsamlet af udvalgsformændene/instruktørerne bliver slettet efter det enkelte stævne eller kursus er overstået (når de opnåede beviser er blevet udstedet og modtaget af kursisten), hvor person data ikke er nødvendige for et allerede planlagt kursusforløb.

 

Formand for uddannelses udvalget samt klubbens instruktører vil dog kunne gemme person data i den periode DSF eller anden lovgivning foreskriver for teori prøve resultater m.m.   

Hjemmeside fra e-hjemmeside.dk